মাৎসুরিকা ইমিগ্রেশন লইয়ার অফিস (পরবর্তীতে 'অফিস' হিসেবে উল্লেখ করা হবে) এই প্রাইভেসি পলিসি (পরবর্তীতে 'এই নীতি' হিসেবে উল্লেখ করা হবে) প্রণয়ন করছে, যাতে ব্যক্তিগত তথ্যের পরিচালনা সংক্রান্ত অফিসের দৃষ্টিভঙ্গি ব্যাখ্যা করা যায়।
অফিস, ক্লায়েন্ট ও সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলোর কাছ থেকে প্রাপ্ত ব্যক্তিগত তথ্যের যথাযথ ব্যবস্থাপনা ও সুরক্ষায় প্রতিশ্রুতিবদ্ধ। সমস্ত ব্যক্তিগত তথ্য ‘ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষা আইন’ সহ প্রযোজ্য আইন, বিধিমালা এবং এই নীতির আওতায় পরিচালিত হবে।
অনুচ্ছেদ ১: ব্যক্তিগত তথ্য
“ব্যক্তিগত তথ্য” বলতে ‘ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষা আইন’-এ সংজ্ঞায়িত সেই সমস্ত তথ্যকে বোঝায় যা একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে শনাক্ত করতে পারে, যেমন নাম, জন্মতারিখ, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর, ইমেইল ঠিকানা এবং অন্যান্য বিবরণমূলক তথ্য। এর মধ্যে এমন তথ্যও অন্তর্ভুক্ত যা অন্যান্য তথ্যের সঙ্গে একত্রিত করে ব্যবহারকারীর পরিচয় নির্ধারণে সক্ষম হয়। এই নীতিতে “ব্যক্তিগত তথ্য” বলতে অফিস কর্তৃক তার ব্যবসায়িক কার্যক্রম পরিচালনার সময় প্রাপ্ত এমন সব তথ্যকেই বোঝানো হয়েছে।
অনুচ্ছেদ ২: ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ
অফিস, অনুচ্ছেদ ৩-এ (ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ ও ব্যবহারের উদ্দেশ্য) বর্ণিত উদ্দেশ্যের পরিসরে উপযুক্ত উপায়ে ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ এবং ব্যবহার করবে।
অনুচ্ছেদ ৩: ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ ও ব্যবহারের উদ্দেশ্য
অফিস, নিম্নলিখিত উদ্দেশ্যে ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ ও ব্যবহার করে:
- ক্লায়েন্টের অনুরোধ অনুযায়ী সেবা প্রদান।
- অনুসন্ধান, পরামর্শ এবং অন্যান্য যোগাযোগে সাড়া দেওয়া।
- প্রয়োজনীয় বিজ্ঞপ্তি প্রদান, যেমন পারমিট বা লাইসেন্স নবায়নের জন্য রিমাইন্ডার ও অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য।
- উপরোক্ত উদ্দেশ্যগুলোর সাথে সম্পর্কিত বা আনুষঙ্গিক প্রয়োজনে।
অনুচ্ছেদ ৪: তৃতীয় পক্ষকে ব্যক্তিগত তথ্য প্রদান
অফিস, ব্যক্তিগত তথ্য তৃতীয় পক্ষের কাছে প্রদান করে না, যদি না ব্যক্তির পূর্বানুমতি থাকে। তবে নিচের ক্ষেত্রে ব্যতিক্রম হতে পারে:
- সরকার বা প্রশাসনিক কর্তৃপক্ষের কাছে প্রয়োজনীয় নথি জমা দেওয়ার সময়।
- প্রযোজ্য আইন অনুযায়ী অনুমোদিত বা আইনি বাধ্যবাধকতার ক্ষেত্রে।
- ব্যবসার কার্যক্রম পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় পরিসরে বাইরের সংস্থাকে কাজ অর্পণ করলে।
- কারো জীবন, শরীর বা সম্পত্তি রক্ষার জন্য প্রয়োজনীয় হলেও ব্যক্তির অনুমতি পাওয়া কঠিন হলে।
অনুচ্ছেদ ৫: ব্যক্তিগত তথ্য প্রকাশ
অফিস, ব্যক্তির পূর্বানুমতি ছাড়া ব্যক্তিগত তথ্য তৃতীয় পক্ষকে প্রকাশ করে না। তবে নিচের ক্ষেত্রে ব্যতিক্রম হতে পারে:
- বেআইনি কার্যক্রমের বিরুদ্ধে অফিসের অধিকার ও সম্পত্তি রক্ষা করতে হলে এবং অনুমতি পাওয়া কঠিন হলে।
- সরকারী সংস্থার কাছ থেকে আইনানুগ অনুরোধ এলে।
ব্যক্তিগত তথ্যের অ্যাক্সেস অনুরোধ করলে, অফিস বিলম্ব না করে তা সরবরাহ করবে। প্রতি অনুরোধে ¥৩০০ ফি ধার্য করা হবে।
অনুচ্ছেদ ৬: সুরক্ষা ব্যবস্থার বাস্তবায়ন
অফিস, ব্যক্তিগত তথ্য সর্বদা সঠিক ও হালনাগাদ রাখার চেষ্টা করে এবং তথ্যের ক্ষয়-ক্ষতি বা অবৈধ ফাঁস রোধে যথাযথ সুরক্ষা ব্যবস্থা গ্রহণ করে। এছাড়াও, যারা এই তথ্য পরিচালনা করে তাদের যথাযথ তদারকি করে।
অনুচ্ছেদ ৭: আইন ও বিধিমালার সাথে সামঞ্জস্য
অফিস, তার দখলে থাকা ব্যক্তিগত তথ্যের ব্যবস্থাপনা সম্পর্কিত সকল প্রযোজ্য জাপানি আইন, বিধিমালা এবং মানদণ্ড মেনে চলে।
অনুচ্ছেদ ৮: ধারাবাহিক উন্নয়ন
অফিস, এই নীতির বিষয়বস্তু প্রয়োজন অনুসারে পর্যালোচনা করবে এবং ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষার জন্য ধারাবাহিকভাবে উন্নতি সাধন করবে।
এই প্রাইভেসি পলিসিতে যেকোনো পরিবর্তন ওয়েবসাইটে প্রকাশের সাথে সাথেই কার্যকর হবে।
সর্বশেষ হালনাগাদ:২১ আগস্ট ২০২৫